Una forma de facturación que se envía a los proveedores en forma de un archivo adjunto por correo electrónico o un PDF seguro a través de un software contable. Esto permite al proveedor ver la factura en su ordenador y pagar la factura directamente desde su propia cuenta sin tener que pasar físicamente por la molestia de descargar y abrir una factura.
Una factura estándar es esencialmente un contrato entre el comprador y el proveedor en el que se establecen las condiciones de pago de un producto o servicio específico. Los detalles pueden ser detallados, pero no es necesario que lo sean.
Una factura estándar simplemente indica que existe un contrato acordado entre las partes, además de detallar cuánto costará (el precio por artículo) y cuánto tiempo tardará la entrega (tiempo estimado).
Si quiere comprar al por mayor, las facturas estándar pueden resultarle útiles, ya que puede comprarlas a los mayoristas de una sola vez en lugar de ponerse en contacto con ellos individualmente.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una forma estándar de facturación que se utiliza para indicar los términos y condiciones de un contrato entre dos partes. La factura establece los términos y condiciones del pedido, junto con el precio por artículo, la fecha de vencimiento y la forma en que se enviará la mercancía.
La factura proforma suele enviarse a las partes implicadas en el contrato con el comprador y el proveedor. El comprador representa a la empresa del comprador y el proveedor a la del proveedor.
La factura también puede incluir información sobre los términos y condiciones de cualquier otro tipo de acuerdo, como un acuerdo de trabajo por encargo, o los términos de un acuerdo de intercambio de bienes.
¿Por qué enviar una factura proforma?
Hoy en día, muchos empresarios prefieren crear su propio sistema de contabilidad para reducir sus costes totales. Esto puede ser un proceso realmente costoso con todos los dolores de cabeza asociados.
La factura proforma ayuda a evitar estos problemas haciendo que el proceso contable sea lo más sencillo y rápido posible. Además, a algunas empresas les resulta más conveniente enviar una factura proforma cuando acaban de iniciar su actividad que cuando están bien establecidas y ya han empezado a generar algunos ingresos.
Esto se debe a que la carga de la prueba recae en gran medida en la empresa para demostrar que ha seguido los términos y condiciones de la orden de compra, así como los de cualquier otro acuerdo que pueda estar en vigor.
Si la empresa no tiene un historial de cumplimiento, puede ser muy difícil que un cliente se fije en una factura proforma. Por ello, una factura proforma puede ser muy útil cuando una nueva empresa está empezando a funcionar.
¿Dónde enviar una factura proforma?
El mejor lugar para empezar a enviar una factura proforma es el comprador. Será la parte que, en última instancia, va a realizar el pago en virtud del contrato. Si el pago se realiza al proveedor, el mejor lugar para enviar la factura es la cuenta del proveedor.
Por ejemplo, si se compra un artículo a un mayorista, el mejor lugar para empezar es la orden de compra del mayorista. Una vez que tenga la orden de compra, u otros tipos de acuerdos, entonces puede enviar la factura al mayorista. El mismo proceso se aplica si compra al por mayor.
Si está empezando y desea comprar una gran cantidad de bienes o servicios, puede contratar a una empresa para que le envíe una factura proforma. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero, además de asegurarle el cumplimiento de la normativa en todo momento.
Cómo enviar una factura proforma
Si usted es la parte que envía la factura, debe tener en cuenta que es un documento importante. Querrá asegurarse de que es precisa, completa y se entrega en la dirección correcta.
Si va a enviar una factura proforma a un cliente, es importante que se mantenga en contacto con él durante todo el proceso para asegurarse de que todo va bien.
Si es posible, debe intentar estar en contacto con el comprador y el proveedor durante todo el proceso de compraventa. Si no puede estar en contacto con ambas partes al mismo tiempo, es muy difícil saber si la transacción va bien o no.
Cómo programar que sus proveedores le envíen una factura proforma A
Si usted es la parte que compra a un proveedor, puede programar a sus proveedores para que le envíen una factura proforma.
Puede determinar cuándo sus proveedores le enviarán una factura proforma mediante el siguiente proceso:
- Determine la fecha de vencimiento de la orden de compra.
- Determine la fecha de vencimiento de la factura.
- Si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o en un día festivo, entonces duplique la fecha de vencimiento.
- Si ni la fecha de vencimiento ni la fecha cae en un fin de semana o en un día festivo, entonces simplemente fije la fecha de vencimiento para el siguiente día hábil.
- Si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o en un día festivo, entonces simplemente fije la fecha de vencimiento para el lunes siguiente.
- Si no sabe cuándo va a vencer la orden de compra, la factura u otro tipo de acuerdo, establezca una fecha de vencimiento normal.
El mejor lugar para empezar a enviar una factura proforma es el comprador. Será la parte que en última instancia va a realizar el pago en virtud del contrato. Si el pago se realiza al proveedor, el mejor lugar para enviar la factura es la cuenta del proveedor.
Por ejemplo, si se compra un artículo a un mayorista, el mejor lugar para empezar es la orden de compra del mayorista. Una vez que tenga la orden de compra, u otros tipos de acuerdos, entonces puede enviar la factura al mayorista. El mismo proceso se aplica si compra al por mayor.
Si está empezando y desea comprar una gran cantidad de bienes o servicios, puede contratar a una empresa para que le envíe una factura proforma. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero, además de garantizarle el cumplimiento de la normativa en todo momento.
