La facturación electrónica es un método para transmitir una factura electrónicamente a través de Internet. Esto significa que toda la información contenida en una factura puede enviarse en un solo lugar y llegará casi al instante. Para muchas empresas, es una forma de ahorrar dinero en gastos de envío y mensajería, además de reducir su huella de carbono al no tener que imprimir miles de copias en papel cada mes, para ello se hace necesario un software contable.
Las facturas en papel siguen constituyendo una parte importante del proceso de facturación
Lo más importante que hay que entender sobre las facturas electrónicas es que las facturas en papel siguen siendo utilizadas por muchas empresas. Esto se debe a que hay varias funciones de una factura en papel que no pueden ser captadas o sustituidas por medios electrónicos. Por ejemplo, una factura en papel puede utilizarse con fines de auditoría, lo que no puede hacerse con una factura electrónica a menos que se tenga acceso al sistema de contabilidad del destinatario. Además, muchas empresas siguen necesitando conservar sus facturas originales en papel a efectos fiscales (especialmente si no están registradas como servicio de facturación electrónica).
La facturación electrónica es una forma de generar, enviar y recibir facturas
La facturación electrónica es un método de intercambio de datos por vía electrónica. El EDI, o intercambio electrónico de datos, es un método de intercambio de información entre las empresas y sus clientes. Las facturas electrónicas pueden generarse mediante un software que tiene en cuenta los procesos y requisitos internos de la empresa para generar una plantilla de factura. Estas plantillas se utilizan para generar una factura que puede enviarse por correo electrónico o a través de una red electrónica con el fin de automatizar el proceso de facturación
Los datos e información de las facturas se transforman esencialmente en XML
- Es un lenguaje informático que puede ser leído y procesado por cualquier tipo de sistema de software.
- Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es su capacidad para proporcionar un registro preciso y detallado de todas las transacciones. Esto le permite hacer un seguimiento de su negocio en cualquier momento.
- También puede mejorar su flujo de caja al reducir los retrasos en los pagos, ya que los procesos en papel suelen tardar más que los electrónicos.
La facturación electrónica está disponible a través de ciertas instituciones financieras
La facturación electrónica está disponible a través de ciertas instituciones financieras, bancos y compañías de tarjetas de crédito. Puede enviar y recibir facturas por correo electrónico, o puede conectarse a un sitio web seguro que su institución financiera proporciona para fines de facturación electrónica. Si recibe facturas electrónicas de los proveedores, es probable que su proveedor tenga una opción de facturación electrónica para el pago.
También puede enviar y recibir facturas a través de la compañía de su tarjeta de crédito; sin embargo, hay restricciones en los tipos de transacciones que pueden ser procesadas electrónicamente usando este canal (por ejemplo, sólo transacciones por pequeñas cantidades de dinero).
Las empresas que siguen utilizando la facturación en papel son más susceptibles de sufrir fraudes
Las empresas que siguen utilizando la facturación en papel son más susceptibles de sufrir fraudes, errores y recargos involuntarios.
Las facturas en papel pueden perderse, robarse o dañarse fácilmente. También pueden tardar días en llegar a su destino cuando se envían por correo y a menudo se retrasan por las condiciones meteorológicas o la lentitud del servicio postal. Además, es fácil que otra persona falsifique una factura en papel imprimiéndola en una impresora doméstica si ha obtenido la información necesaria del sitio web de su empresa (números de tarjetas de crédito) o incluso simplemente tomando una foto de una factura original con la cámara de su teléfono móvil. Por ello, las empresas deben empezar a utilizar las facturas electrónicas ahora, en lugar de esperar a que el fraude se generalice en nuestra sociedad.
Con los sistemas de facturación electrónica, las empresas podrán ahorrar dinero
Los sistemas de facturación electrónica son una excelente manera de reducir los costes asociados al envío de facturas en papel. Estas son algunas de las ventajas:
- Las facturas electrónicas cuestan menos que las de papel porque no requieren impresión, sobres ni franqueo. Esto es especialmente importante si es una empresa internacional y tiene que utilizar empresas de mensajería como DHL o FedEx para los envíos.
- Las facturas electrónicas tardan menos en procesarse que las copias físicas (porque no es necesario clasificar los montones de correo). También elimina el riesgo de que se dañen por un mal manejo durante el tránsito entre su oficina y la de su cliente.
- Además, la facturación electrónica ayuda a las empresas a evitar los gastos de las facturas en papel perdidas o dañadas a causa de errores humanos o desastres.
- La facturación electrónica es una forma eficaz y rentable de que las empresas envíen sus facturas.
- Las facturas en papel se pierden o se dañan por errores humanos. Por ejemplo, una factura en papel puede dejarse en la carpeta equivocada; puede mojarse y arruinar otros documentos importantes; puede tirarse accidentalmente por completo; o puede dañarse durante el transporte.
- Las facturas en papel también pueden ser destruidas por el fuego, el agua y otros desastres.
- Una tercera razón para utilizar la facturación electrónica es que no puede ser robada tan fácilmente como los documentos en papel, como los cheques o los recibos de caja, lo que significa un menor riesgo de robo de identidad.
Las empresas pueden hacer un seguimiento del historial de facturas
El seguimiento de las facturas electrónicas es una característica clave del software de facturación electrónica. El seguimiento del historial de facturas permite a las empresas ver el estado de sus facturas anteriores y quién las ha pagado, lo que permite detectar más fácilmente los errores y el fraude.
Las empresas que utilizan facturas en papel normalmente sólo tienen un registro de la factura más reciente en su sistema, lo que hace difícil, si no imposible, el seguimiento de los pagos anteriores a perpetuidad. Los sistemas de seguimiento de facturas electrónicas pueden retroceder en el tiempo con facilidad, manteniendo un registro de todos los pagos realizados en una factura durante muchos años.
Una empresa puede ver qué otras empresas están procesando o han recibido su factura mucho más rápido con el software de facturación electrónica que con las facturas en papel que pueden tardar días en llegar a su destino cuando se envían por correo.
- Una empresa puede ver qué otras empresas están tramitando o han recibido su factura mucho más rápido con las facturas electrónicas que con las facturas en papel, que pueden tardar días en llegar a su destino cuando se envían por correo.
- En caso de auditoría, las facturas electrónicas facilitan la localización y el examen de todos los documentos relacionados con una transacción, en comparación con los registros en papel almacenados en diversos lugares de la empresa.
- Las facturas electrónicas son más seguras que las de papel porque utilizan una tecnología de encriptación (como SSL) que protege los datos de ser leídos por cualquiera que los intercepte durante el transporte entre dos partes.
- Si una empresa recibe una factura electrónicamente en lugar de por correo, podrá procesar la factura de una manera mucho más oportuna, lo que puede ayudar a reducir las tasas y los cargos por retraso en el pago.
- Las facturas electrónicas son más rápidas de procesar
- Las facturas electrónicas son más seguras
- Las facturas electrónicas son más precisas
- Las facturas electrónicas reducen los costes
- Las facturas electrónicas reducen el fraude
- Las facturas electrónicas reducen el desperdicio de papel
En conclusión, la facturación electrónica es una forma de generar, enviar y recibir facturas a través de una red electrónica segura. Tiene muchas ventajas para las empresas, entre ellas la de dedicar menos tiempo a la gestión de pagos y recibos y una mayor eficacia en los procesos de cuentas por pagar.
Las empresas que siguen utilizando la facturación en papel son más susceptibles de sufrir fraudes, errores y recargos involuntarios. Con los sistemas de facturación electrónica, las empresas podrán ahorrar dinero en costes de papel y de mensajería para las facturas en papel enviadas por correo.»
