Las facturas proforma son un término utilizado en el proceso de facturación. Son una forma de que las empresas presenten una lista detallada de bienes o servicios, junto con sus precios, antes de que se produzca la entrega. Las facturas proforma se utilizan a menudo en el comercio internacional, especialmente cuando se trata de países en los que el pago por adelantado es la norma y siempre es bueno contar con un software contable
¿Qué es una factura proforma?
Las facturas proforma se utilizan para verificar los detalles de una transacción. También pueden utilizarse para estimar el coste de una transacción.
Una factura proforma se utiliza normalmente para estimar el coste de una transacción y proporcionar una estimación del pago debido. No es un documento legal, pero puede utilizarse como prueba en los tribunales si hay alguna disputa sobre el precio o los detalles de una transacción entre las partes.
Las facturas proforma se utilizan a menudo en las transacciones internacionales y pueden servir de prueba de los términos de una transacción cuando no hay otra forma de verificarlos. También pueden utilizarse para estimar el coste final de una transacción, facilitando la elaboración de un presupuesto.
Una factura proforma es una factura única utilizada para estimar el precio final de una transacción. También puede utilizarse para verificar los detalles de una transacción, incluidas las cantidades y los precios. Una factura proforma no es jurídicamente vinculante, pero puede utilizarse como prueba en los tribunales si hay una disputa sobre los términos o el precio de una transacción entre las partes.
¿Por qué utilizar una factura proforma?
Las facturas proforma son una forma de enviar sus servicios o productos antes de que se hayan realizado. Puede facturar a su cliente antes de que se realice el trabajo, y éste podrá pagarle cuando esté terminado. Esto puede resultar atractivo para sus clientes si necesitan el producto rápidamente, o si están esperando la aprobación de otra persona antes de realizar la compra.
También puede utilizar una factura proforma si desea recibir el pago por adelantado de un pedido que se entregará más tarde; por ejemplo, si fabrica muebles a medida y quiere asegurarse el pago antes de comenzar la producción. Cuando utilices este método de facturación para pedidos que aún no se han realizado pero que necesitan el dinero por adelantado de tu cliente para que las cosas avancen sin problemas en su proyecto
En el caso de las facturas, deberá indicar claramente el motivo por el que solicita el pago antes de realizar el pedido. Esto puede hacerse incluyendo una nota en su factura, como por ejemplo «Hay que pagar por adelantado los muebles hechos a medida».
¿Qué debe incluir una factura proforma?
La factura proforma debe incluir:
- Fecha, número de factura y nombre de la empresa;
- Dirección y datos de contacto;
- Número de pedido y nombre del producto;
- Cantidad y precio unitario;
- Importe total.
Además de la factura en sí, debe incluir una carta de presentación que describa brevemente el objetivo de su factura. Por ejemplo: «Adjuntamos una factura por valor de XXX libras esterlinas por [insertar el nombre del producto] solicitada el [insertar la fecha].
Esperamos que le resulte útil y le agradeceremos que nos pague sin demora. No dude en ponerse en contacto con nosotros si hay alguna información adicional que podamos proporcionarle.»
¿Qué ocurre después de enviar una factura proforma por correo electrónico?
Ahora que el comprador ha recibido su factura proforma y ha pagado, es el momento de enviarle la mercancía. También le enviarán un acuse de recibo. Aquí es donde se comprueba que todo ha sido entregado. El comprador también puede cancelar en este momento si no quiere seguir recibiendo la mercancía.
Una vez que confirmen que han recibido todas sus compras, puedes cerrar tu registro contable y pasar a hacer más ventas. El comprador también puede cancelar en este momento si no quiere seguir recibiendo la mercancía. Una vez que confirmen que han recibido todas sus compras, puedes cerrar tu registro contable y pasar a realizar más ventas.
Cómo crear una factura proforma con Debitoor
- Crear una factura proforma en Debitoor.
Las facturas proforma se envían por correo electrónico. La factura proforma no es una factura final, sino sólo una solicitud de pago. Puede crear y enviar facturas proforma sobre la marcha a través de nuestra aplicación web o a través de nuestra aplicación para dispositivos iOS y Android.
- El comprador paga después de recibir los bienes o servicios.
Si el comprador no paga, puedes informarnos de ello a través de nuestra aplicación web o de nuestra app para dispositivos iOS y Android. El comprador paga después de recibir los bienes o servicios.
Si el comprador no paga, puede informarnos de ello a través de nuestra aplicación web o nuestra app para dispositivos iOS y Android. El comprador paga después de recibir los bienes o servicios.
Las facturas proforma son ideales para los países en los que el pago anticipado es la norma
Si vende bienes o servicios a nivel internacional y utiliza una factura proforma, recuerde:
- Asegurarse de que las condiciones de pago están claramente establecidas al inicio de la relación comercial.
- Ser consciente de que el uso de determinados métodos de pago puede conllevar comisiones.
- Entender las leyes y regulaciones que conlleva el envío de facturas a diferentes países, especialmente si planeas enviarlas tú mismo.
Asegúrese de que envía la factura correcta para el país al que envía. Por ejemplo, muchos países exigen una factura comercial, que incluye información detallada sobre su producto o servicio, así como los impuestos y tasas.
Es importante saber cómo utilizar las proformas en su proceso de facturación. Una factura proforma le permite crear un borrador de una factura antes de enviarla. De este modo, se puede corregir cualquier error antes de enviar la factura definitiva. Al crear una factura proforma, asegúrate de que se incluyen todos los detalles: nombre del proveedor/prestador de servicios, importe a pagar y fecha de pago.
