Las facturas son una necesidad para cualquier empresa, pero no tienen por qué ser aburridas. Hay varias formas de crear facturas con diferentes niveles de detalle y formato, y software contable algunos de ellos también le ahorrarán tiempo.
¿Qué quieres hacer?
Saber qué quiere hacer es el primer paso para decidir cómo crear facturas. ¿Quiere crear una factura muy sencilla con no más de dos páginas? ¿O tiene muchos campos y elementos que deben aparecer en la página, con diferentes secciones y encabezados?
También debe tener en cuenta su presupuesto a la hora de elegir un programa de facturación. Si se trata de una tarea única, puede que no merezca la pena invertir en un programa que cueste cientos de dólares si hay opciones gratuitas disponibles en línea o a través del sistema operativo de su ordenador.
Lo último que hay que tener en cuenta antes de iniciar cualquier proyecto son las limitaciones de tiempo: ¿Existen plazos para cuando estas facturas deben estar hechas? Si es así, un programa como TurboTax podría ser útil porque le permite aplazar su creación hasta después de que termine la temporada de impuestos (o, al menos, posponerlo hasta más tarde).
La mejor manera de encontrar un programa de facturación es investigando en Internet, leyendo opiniones y comparando precios. Averigua si alguien que conozcas ha utilizado antes uno de estos programas y qué le ha parecido.
Facturas impresas
Las facturas impresas son la forma tradicional de enviarlas. Si quieres que tus clientes reciban su factura por correo, utiliza una impresora o un servicio como FedEx para imprimir tus facturas. Puede personalizar sus facturas impresas con su logotipo y marca, pero asegúrese de no añadir ningún cupón o descuento que pueda confundir a los clientes sobre lo que le deben.
Las facturas impresas vienen en papel o en formularios de facturación, que suelen utilizar las empresas que manejan a diario grandes cantidades de papeleo relacionado con sus transacciones comerciales. Si utiliza formularios de facturación, puede utilizar un programa de software para crear su factura. El software le ayudará a personalizar la factura con el logotipo y la marca de su empresa, así como con los datos del cliente. También puedes añadir cupones o descuentos si es necesario.
Facturas en PDF
El tipo de factura más común es la factura en PDF. Se trata de un documento electrónico que se puede enviar por correo electrónico o guardar en el ordenador, lo que permite imprimirlo y enviarlo por correo.
Las facturas en PDF pueden utilizarse para facturas de venta, órdenes de compra, formularios fiscales y mucho más. Son fáciles de crear y se pueden enviar por correo electrónico o imprimir.
Cómo crear una factura en PDF. Una factura en PDF es un documento electrónico que puede crearse con cualquier programa de procesamiento de textos o página web. Una vez guardado el archivo, se puede imprimir, enviar por correo electrónico y por correo postal.
Facturas en PDF Facturas vinculadas
- Las facturas en PDF son una buena opción para las empresas que quieren enviar facturas por correo electrónico.
- Los PDF pueden enviarse como archivo adjunto o incrustados en el cuerpo de un correo electrónico, e incluyen información como su logotipo y las condiciones de pago.
- El mayor inconveniente es que este tipo de factura sólo funciona en plataformas que las admiten (por ejemplo, Microsoft Office).
El otro inconveniente es que los PDF no son interactivos. Esto significa que no puedes añadirles ninguna función, como una ventana de chat en vivo o una forma de que los clientes paguen su factura en línea.
Facturas por correo electrónico
Las facturas por correo electrónico son una forma sencilla de enviar la información facturada a los clientes o compañeros de trabajo. El envío por correo electrónico es una forma cómoda de enviar facturas en poco tiempo, y puede utilizarse para grandes grupos de personas. Lo más importante de enviar una factura por correo electrónico es que necesita los datos del destinatario.
Si no tienes esta información, entonces enviarles un correo electrónico con su propia información no tendría sentido. Asegúrese de que, al crear una factura por correo electrónico, incluya todos los datos relevantes del cliente, como el nombre y la dirección (si pagan con cheque), el método de pago que prefieren (si lo hay), etc.
Asegúrate también de que el cliente ha autorizado los cargos automáticos (como los pagos recurrentes) si ya están configurados antes de enviar cualquier correo electrónico, para que no haya sorpresas más adelante cuando alguien no recuerde haber aceptado y, sin embargo, siga debiendo dinero cada mes sin saber por qué o sin poder averiguar fácilmente lo que ha pasado…
La forma más sencilla de enviar una factura por correo electrónico es utilizar un servicio como Invoice Ninja. Esto le permitirá crear una factura y enviarla al instante, sin tener que preocuparse por el formato o por incluir la información correcta.
Depende de cómo quiera utilizar sus facturas. Vamos a desglosarlas
- Si piensa imprimir sus facturas, entonces querrá un programa que pueda generar e imprimir documentos de aspecto profesional.
- Si quiere enviar sus facturas por correo electrónico, lo mejor es utilizar un sistema en línea con plantillas incorporadas para que todo el formato se haga por usted.
- Si el archivo es importante para ti y/o el ahorro de tiempo también es importante, entonces puede valer la pena invertir en una aplicación o programa más especializado (un buen ejemplo de esto sería Quickbooks).
Pero si simplemente buscas algo que te ayude a sacar todas tus facturas y a hacer un seguimiento de ellas, entonces una aplicación gratuita está perfectamente bien. Hay muchas opciones disponibles en Internet (basta con hacer una búsqueda de «software de facturación gratuito»), así que asegúrate de mirarlas todas antes de tomar tu decisión.
Cuando se trata del mejor software de facturación online gratuito, la elección es bastante variada. Si quieres algo que sea fácil de usar y sencillo, entonces FreshBooks puede ser una buena opción. Este programa le permite crear facturas de aspecto profesional en cuestión de minutos, así como realizar un seguimiento del tiempo y los gastos de su negocio.
Hay muchos programas de creación de facturas disponibles en el mercado, pero tiene que encontrar uno que se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, si quiere una solución sencilla para crear facturas, hay muchas opciones disponibles en línea a precios asequibles; sin embargo, si quiere algo más avanzado y con todas las funciones, le costará un poco más. Todo depende del tipo de necesidades empresariales que tenga a la hora de crear facturas para clientes o consumidores, porque no todos los paquetes de software son iguales.
