En la actualidad, el software contable ha pasado de ser una herramienta complementaria a un recurso obligatorio para la gestión administrativa de grandes, medianas y pequeñas empresas. Un software de este tipo ayuda en la optimización de los flujos de trabajo y para reducir costes operativos y administrativos por igual.
Si se leen las estadísticas, ofrecen datos relevantes; más del 95% de las organizaciones que han invertido en programas ERP han mejorado significativamente la mayoría o todos sus procesos. De tal manera que se hace indispensable contar con un programa de este tipo e incluso, mirar más allá de los potenciales beneficios que aporta.
Una de las cosas que hay que ver más allá de todos los beneficios que trae un software contable, es la cantidad de soportes que tiene en su haber. Soporte técnico, soporte administrativo y soporte de atención al cliente son algunos que deberían tener para ofrecer un servicio completo y para que las compañías sientan alivio al contratar software de este tipo.
Los soportes de un software contable ahorrarán problemas
Todas las empresas, compañías y organizaciones deben tener sus sistemas funcionando siempre. Esto quiere decir que deben funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año. De tal manera que una interrupción en los sistemas y en los servicios podría traer problemas tanto a la empresa, como a sus usuarios y clientes.
Por esta razón, no solamente se debe contratar un software contable para gestionar, controlar y optimizar todos los procesos administrativos, es importante que se haga con una empresa que ofrezca asistencia y soporte técnico y a nivel de servicios cuando se necesite. En muchas ocasiones, las Pymes no cuentan con personal preparado que maneje estos sistemas como es debido, por lo que suelen aparecer errores y retrasos en facturaciones.
Los soportes aclaran los problemas de usabilidad
Cuando se implementa un software contable, uno de los problemas más comunes que suele aparecer, es no saber usar el programa. Para ello, el soporte al cliente es fundamental, ya que a través de llamadas telefónicas o chats en vivo, se puede solventar este problema y los usuarios del software podrán aprender a utilizarlo sin equivocarse al introducir la información requerida.
Solventan los ingresos de datos erróneos
Cuando los usuarios del software contable han introducido mal alguna información de un cliente, pedido, pago, proveedor, entre otras variables, puede que no se vea el error a simple vista revisando el sistema por completo. Un error de este tipo es grave, ya que puede significar la aparición de errores en toda la contabilidad de la compañía.
De esta manera, el soporte técnico del programa que se contrató se encargará de resolver de la mejor forma este tipo de inconvenientes. Este tipo de soporte revisará el origen de la falla, la detectará y por supuesto, hallará la solución óptima para ello.
Solucionan problemas de configuración y de administración
Estos problemas son los menos comunes, pero son de los más complejos y delicados. Esto se debe a que cuando se configura un software contable con opciones que no son las adecuadas, se presentan fallas en todas las áreas administrativas. Por ello, un buen soporte de la empresa que ha implementado la herramienta, solventará este tipo de inconvenientes en poco tiempo.
Contar con soportes de un software contable ofrece beneficios económicos
Un software contable está diseñado especialmente para optimizar los procesos administrativos y reducir costes. Además de optimizar los flujos de trabajo, tales como la gestión financiera, atención al cliente y proveedores, gestión de inventario, recursos humanos, etc. Pero sin soportes efectivos tal vez no se logre explotar todo el potencial de dicho software, ya sea por desconocimiento o mal manejo del mismo.
Cualquiera de las 2 opciones generará diversos tipos de problemas, ya sean de usabilidad o de compatibilidad. Por ello, la mayoría de empresas que diseñan este tipo de plataformas cuentan con un equipo de expertos que aparte de corregir los inconvenientes, guían a los usuarios a explotar todas las capacidades del software en cuestión.
Disfrutar del máximo potencial de un software contable, se puede traducir en el aumento de la rentabilidad, la competitividad y las ganancias de una compañía. Esto debido a que se reducen costes y se ahorra tiempo valioso. Tiempo que el personal administrativo puede aprovechar para concentrarse en otras áreas vitales de las organizaciones.
El soporte garantiza comunicación continua
Muchas de las empresas que diseñan software contable, se convierten en aliados estratégicos de las organizaciones que los contratan. Esto se debe a que se establece un canal de comunicación continuo y oportuno cuando se presentan inconvenientes o dudas a la hora de empezar a manejar la plataforma de contabilidad.
Para muchos expertos, este punto es clave en el éxito o fracaso de la implementación de la tecnología para optimizar los procesos administrativos. Por ello, el soporte en este caso es fundamental para contratar un programa o plataforma de este tipo, ya que se debe tener soportes para cualquier tipo de imprevisto.
Muchas de las empresas desarrolladoras de software contable no ven los soportes como un coste que tienen que llevar a cuestas, sino lo ven como una oportunidad de mejorar el negocio y como una posibilidad de estrechar vínculos con las organizaciones que los contrata, para que sean estas últimas difusoras de la calidad de dichos servicios.
La satisfacción de los clientes siempre será la métrica más importante que las empresas de software contable deben tomar en cuenta. Aparte de los números y estadísticas de satisfacción, se debe buscar en una empresa de software contable un verdadero aliado para la organización mientras el vínculo comercial tenga lugar.
