Firma Electrónica Documentos Laborales
De acuerdo a las declaraciones emitidas por parte del representante Legal de la empresa Contaline, el Sr. Cristian Valdes Zegers realizada el 25 de Noviembre del año 2020 dando respuesta al Departamento Jurídico y Fiscal de la Dirección del Trabajo. El Sistema de Generación, Gestión y Firma de Documentación Laboral Electrónica implementado y utilizado por parte de la compañía, cumple con las disposiciones establecidas de acuerdo al Dictamen Nº 0729/15 decretado por parte de esta institución del Estado, por lo que permite concluir que no existe ningún inconveniente desde el punto de vista jurídico para su implementación y uso por parte de la compañía Contaline.
Dicha declaración busca dar respuesta al Oficio Ordinario Nº 179 de Fecha 18 de Enero del año 2021 por parte de la Unidad de Pronunciamientos, Renovación y Estudios Laborales del Departamento Jurídico y Fiscalía de la Dirección del Trabajo con respecto a la investigación realidad por parte de este organismo público acerca de la conveniencia del Sistema de Generación, Gestión y Firma de Documentación Laboral Electrónica implementado por parte de la empresa Contaline.
Por medio de dicho oficio, esta institución del Estado busca obtener una declaración por parte de la compañía Contaline, acerca de los beneficios de esta herramienta tecnológica, en cuanto a la tramitación de firmas para la gestión y notificación de documentos generados de su relación laboral con sus trabajadores empleando medios electrónicos. Si cumple además con las disposiciones establecidas de acuerdo a las normativas laborales en el Dictamen Nº 0729/15, estipulado para la regulación laboral entre el patrono y los trabajadores.
Beneficios
Entre las ventajas que obtiene la empresa Contaline con su implementación podemos señalar los siguientes aspectos:
- Permite al fiscalizador representante de la Dirección del Trabajo y desde una computadora, tener acceso vía internet a la página Web de la compañía Contaline para acceder al Sistema de Registro y Almacenamiento Electrónico de la Documentación Laboral de cada uno de los trabajadores de esta empresa a través del RUT utilizado por parte del contratante.
- El sistema permite a los fiscales de la Dirección del trabajo y previo establecimiento de medidas de seguridad para el resguardo de la información allí almacenada, del fácil acceso de los mismos a la documentación electrónica resguardada en el sistema sin ningún tipo de impedimento que pueda impedir su labor, sin tomar en cuenta fecha, volumen o tipo de documentación existente perteneciente al trabajador. Dichas medidas de seguridad se basa en dos principios fundamentales que forman parte de este Sistema de Gestión de Documentación Electrónica: 1) Que el acceso por parte del fiscal representante de la Dirección del Trabajo a la documentación electrónica del trabajador de la empresa sea permanente y constante sin ningún tipo de restricciones, 2) la garantía de que la información documental de carácter laboral a la que accede el fiscal autorizada por parte de empleador sea de absoluta confidencialidad.
- El sistema debe permitir asimismo al fiscal de la Dirección de Trabajo, fácil acceso desde la computadora del empleador perteneciente a la empresa, de toda la documentación electrónica del trabajador resguardada en el Sistema de Gestión Electrónica de Documentación Laboral.
- Asimismo este sistema, permite la impresión de documentos laborales que sean solicitados por parte del fiscal de la Dirección del Trabajo. Los cuales su certificación está garantizada a través de la Firma Electrónica emitida por parte del empleador, para los requerimientos establecidos por parte del representante de esta institución del Estado.
- A su vez el fiscal representante de la Dirección del Trabajo, puede solicitar al empleador fiscalizado por el mismo, la ratificación de dichos documentos impresos con la firma electrónica como elemento adicional de fiabilidad de dicha documentación.
Cabe resaltar a su vez, que existe una Jurisprudencia Administrativa emitida y vigente emitida por parte de la Dirección del Trabajo establecida en el Oficio Ordinario Nº4890 de fecha 17 de Diciembre del año 2013, la cual estipula una serie de exigencias en cuanto al uso y gestión de la documentación laboral de los trabajadores de la empresa por parte de los empleadores, entre las disposiciones establece lo siguiente:
Los trabajadores están en el derecho de solicitar a su empleador que cualquier documentación relacionada con su vida laboral dentro de la empresa, sea elaborada, emitida, firma y remitida por vía electrónica.
En este aspecto, todo lo expresado anteriormente debe estar a su vez bajo el consentimiento y aprobación por parte del trabajador, motivado a que la ley no obliga a este la utilización de su correo electrónico personal para recibir dicha documentación, estando a su vez con el derecho de solicitar a su contratante la emisión en papel de dicho documento laboral.
Asimismo esta Jurisprudencia Jurídica exige al patrono el envío de la documentación laboral solicitada por parte del trabajador a su correo electrónico personal, no viéndose obligado este último a recibirlo en el correo institucional que utiliza o utilizó para sus actividades laborales dentro de la empresa. Esto con la finalidad de resguardar al trabajador en caso de ocurrir la interrupción laboral del mismo con la empresa sea bloqueado su acceso al correo institucional de la compañía.
Le da a su vez al trabajador la potestad, de rechazar o autorizar la Firma Electrónica emitida por parte del empleador, a través de un Código de Validación que es enviado a su correo electrónico personal, el cual con previa notificación al trabajador tiene una duración de 16 minutos para su aprobación o desaprobación.
Asimismo esta Jurisprudencia Juridica-Admnistrativa estipula en el Punto Nº 4, Letra D. señala que la empresa debe implementar dentro del Sistema de Generación, Gestión y Firma de Documentación Laboral Electrónica, un botón por medio del cual permite tanto al Fiscal representante de la Dirección del Trabajo como al trabajador de la empresa poder imprimir documentos relacionados con su vida laboral con sus respectiva ratificación y validación con el uso por parte del patrono de la Firma Electrónica Simple.
Señalando a su vez, que para la comprobación del cumplimiento de estas disposiciones, el empleador dependerá de la aprobación por parte del trabajador del envío de dicha documentación a su correo electrónico personal. Es por esto que el representante legal de la empresa Contaline, hace constar que dicho sistema cumple fielmente con las exigencias y disposiciones de ley establecidas por parte de la Dirección del Trabajo para la regulación laboral entre el patrono y el trabajador.
Asimismo el representante legal de la empresa Contaline señala en base a la argumentación señalada anteriormente, que el Sistema de Generación, Gestión y Firma de Documentación Laboral utilizado por la empresa cumple con todas las disposiciones y exigencias establecidas de acuerdo al Dictamen Nº0789/15 de Fecha 15 de Febrero del año 2015 en cuanto a la regulación de las relaciones laborales entre el patrono y el trabajador, la cual tampoco la excluye de cualquier monitoreo y seguimiento de fiscalización por parte de esta institución del Estado.
Este sistema de gestión constituye una valiosa herramienta para la gestión y administración de las remuneraciones y de los procedimientos administrativos requeridos por parte de la empresa, porque permite la agilización de toda una serie de procedimientos administrativos mencionados anteriormente.
