Cuando se trata de trabajar con proveedores, es importante que automatices sus facturas. Asegúrate de que utilizas el software de facturación o un software contable adecuado y prepárate para que las cosas cambien.
Lo básico
Las facturas son una necesidad para cualquier empresa. Le permiten facturar a sus proveedores y clientes por los bienes y servicios que proporciona, manteniendo a ambas partes responsables de sus transacciones. Las facturas también le ayudan a hacer un seguimiento de sus gastos, lo que le permite gestionar mejor su flujo de caja.
Las facturas electrónicas (e-facturas) son un paso adelante respecto a las versiones impresas en papel de las facturas, ya que pueden ser procesadas automáticamente por sistemas de software de terceros, como sistemas ERP o plataformas de contabilidad, en lugar de requerir la introducción manual por parte de un empleado para ser procesadas. Este proceso permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos y mantener la precisión gracias a la automatización.
Aunque el concepto de las facturas electrónicas es relativamente sencillo, hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de implantarlas. Por ejemplo, es posible que desee elegir un proveedor de servicios que pueda manejar todos los aspectos de su proceso de factura electrónica para que no tenga que preocuparse por la gestión de varios proveedores. También debe asegurarse de que sus clientes puedan aceptar las facturas electrónicas y asegurarse de que entienden cómo se les facturará.
¿Por qué automatizar las facturas?
La automatización de las facturas de los proveedores es una forma excelente de ahorrar tiempo y dinero, reducir los errores, mejorar el servicio al cliente y mejorar el flujo de caja. La automatización de sus facturas de proveedores también mejorará los procesos empresariales y la eficiencia.
- Reducción de costes: Las dos formas principales en las que puede reducir los costes son reduciendo el número de empleados que necesita para gestionar este proceso o automatizando el procesamiento de estas facturas para que se produzca sin intervención humana.
- Eliminación de errores: Los errores son inevitables cuando se manejan flujos de trabajo de documentos manuales, pero los flujos de trabajo automatizados ayudan a evitar que muchos de ellos se produzcan en primer lugar, así como a detectar y corregir rápidamente cualquier problema que pueda surgir durante el procesamiento (por ejemplo, si una plantilla de factura se confunde con otra).
- Mejorar el servicio al cliente: Si un proveedor tiene alguna pregunta sobre lo que figura en su factura o cuánto debe, puede llamar o enviar un correo electrónico de inmediato en lugar de esperar semanas a que alguien de su empresa (o incluso peor, a sí mismo) lo haga.
Reduzca la carga de su personal de contabilidad: Los sistemas automatizados de procesamiento de facturas pueden ayudar a los contables reduciendo su carga de trabajo, mejorando su precisión y proporcionándoles más tiempo para centrarse en otras tareas que mejoren su negocio.
Cómo automatizar las facturas
El primer paso para automatizar el proceso de facturación es elegir el servicio adecuado. Puedes utilizar un servicio como Xero o FreshBooks, que están diseñados específicamente para pequeñas empresas. O puedes utilizar un software de facturación como Zoho Invoice, que te permite crear plantillas y hacer un seguimiento del historial de pagos.
Otra opción es utilizar un sistema de gestión de proveedores como Intacct o QuickBooks Online (si ya lo tienes). Por último, existen servicios de procesamiento de pagos que te permiten aceptar los pagos directamente de las cuentas bancarias de tus proveedores a través de transferencias ACH o transacciones con tarjeta de crédito.
El primer paso es crear una cuenta en el servicio o software. A continuación, puedes crear una plantilla para tus facturas añadiendo campos como el nombre del cliente, la dirección y la información de contacto; la lista detallada de los bienes y servicios prestados; el importe a pagar; las condiciones de pago; etc.
Beneficios de la automatización de facturas
Por supuesto, la automatización del flujo de trabajo de las facturas tiene una serie de ventajas. He aquí algunas de ellas:
- Podrá reducir el tiempo dedicado a la gestión de facturas hasta en un 70%. Esto significa más tiempo para que usted y su equipo se centren en otras tareas importantes.
- A su vez, también podrá reducir los errores, así como el tiempo de procesamiento de las facturas, lo que permitirá una mejor experiencia del cliente en general. Y hablando de eso…
- La automatización de las facturas puede ayudar a evitar disputas entre proveedores y clientes al garantizar que todo funcione sin problemas en cada paso del proceso (desde el procesamiento de los pagos hasta asegurarse de que se incluye toda la información relevante). Esto ayuda a mejorar la satisfacción del cliente y a reducir los costes relacionados con errores o disputas más adelante.
También puede ahorrar dinero automatizando su proceso de facturación. Esto se debe a que podrá reducir los costes relacionados con el procesamiento manual de las facturas, así como evitar el pago de proveedores de servicios externos.
La automatización de las facturas ahorra tiempo y dinero
Como puede ver, la automatización de las facturas tiene muchas ventajas. Además de ahorrar tiempo y esfuerzo, también reduce el riesgo de errores humanos y ayuda a reducir la cantidad de papel que se utiliza en su oficina. Por eso le recomendamos que automatice sus facturas lo antes posible.
La automatización de las facturas es una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero. Libera a sus empleados de la tediosa tarea de introducir manualmente la información en el sistema y les permite trabajar en tareas más importantes. Además, se asegura de que todas las facturas se procesen rápidamente para que su empresa pueda evitar los cargos por demora o las sanciones de los proveedores.
