La implementación y la capacitación del personal en software contable se traducen en la mejora de la eficiencia de las empresas. Esto debido a que una plataforma como estas automatiza los procesos y facilita el apoyo en áreas claves de tu organización. Los procesos contables, la gestión de inventarios y el manejo de cuentas son solo algunas de las áreas de las cuales se encarga un software contable.
La necesidad de obtener información precisa en tiempo real es uno de los principales retos que tienen las compañías en la actualidad, ya que se traduce en una mejor toma de decisiones en corto plazo y gracias a ello, obtendrán mayor rentabilidad y competitividad en el mercado.
¿Por qué es importante implementar un software contable?
Las personas todavía creen que la contabilidad es un proceso sencillo en donde se recopilan datos y solo basa su funcionamiento en rutinas de clasificación, registro y recopilación de información. Todo ello acerca de las transacciones diarias que las empresas tienen que hacer.
Sin embargo, la contabilidad es mucho más que eso, ha pasado a ser una herramienta fundamental en el desarrollo y expansión de las organizaciones actuales. De igual manera, la contabilidad analiza y valora los resultados de índole económica que obtiene la empresa en función de la comparación y la agrupación de resultados.
De igual manera, la contabilidad se encarga de velar por el control y el cumplimiento de los objetivos organizacionales, registrando y clasificando las operaciones de la empresa para tener una información completa de los resultados y procesos económicos. De esta forma, se ejecutan las tareas según los procedimientos establecidos, todo ello bajo la supervisión de un contador.
La importancia de implementar una herramienta de contabilidad en tu empresa radica en que va a mostrar la realidad económica y financiera de la misma. Su implementación juega un papel de vital importancia para que la toma de decisiones sea rápida, efectiva y que puedas tomar dichas decisiones con toda la información precisa que sea posible.
La implementación de un software contable no es un lujo, es una necesidad
La implementación de un software contable es actualmente una necesidad que las pequeñas y grandes empresas tienen que tener dentro de ellas. La necesidad de obtener información detalla en tiempo real es lo que está marcando el éxito y el fracaso de las organizaciones, así que dependiendo de lo rápido que obtengas dicha información, tendrás ventajas competitivas en tu nicho de mercado.
Los sistemas contables están estructurados para clasificar, registrar y almacenar todas las transacciones y procedimientos que tu organización realiza diariamente. De esta manera, nada quedará por fuera y obtendrás informes diarios con todo lo necesario para tomar buenas decisiones.
Por esta razón, la implementación de herramientas contables es la base para llevar a cabo diversos procedimientos automatizados, los cuales conducirán a tu empresa a la obtención de un rendimiento económico óptimo y organizará de la mejor manera todos los procedimientos administrativos, fiscales y de recursos humanos que tienen que ver con la contabilidad general.
¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para implementar un software contable?
El software contable también se le conoce como ERP (Enterprise Resource Planning), por sus siglas en inglés. Permite automatizar todos los procesos inherentes a tu empresa. De allí que esas herramientas tienen que adaptarse a la dinámica y condiciones de tu compañía, la correcta implementación de este sistema necesita del seguimiento de pasos importantes para asegurar el éxito de tus estrategias empresariales.
1. Identifica las necesidades de tu empresa
La identificación de las necesidades de tu empresa va de la mano con la futura capacitación del personal de tu empresa. De esta manera, si tienes claro qué es lo que el negocio necesita, podrás escoger el mejor software ERP y el que se ajusta realmente a los procedimientos de la misma.
A la hora de identificar las necesidades de tu empresa, tienes que ver cuáles son los procesos que quieres gestionar a través del software. Además, la escogencia de los dispositivos que quieres utilizar para la implementación del sistema; ordenadores conectados en redes locales, a través de la nube o desde dispositivos móviles.
El presupuesto destinado para la adquisición e implementación es importante a la hora de tomar la decisión. Así como también, el presupuesto destinado para la capacitación del personal que utilizará dicho sistema.
2. Es importante estandarizar los procesos que quieres gestionar
La organización interna de tu empresa es importante a la hora de implementar un software contable, ya que no sirve de nada hacerlo si no tienes idea de los procesos que quieres automatizar. Por esta razón, tienes que tener claro los procesos y estandarizarlos para su posterior automatización. De esta forma, garantizarás que la implementación del sistema sea rápida y sencilla.
3. La capacitación del personal es esencial para la adaptación al cambio
Implementar una solución tecnológica en una organización no es tarea fácil, ya que la resistencia al cambio es frecuente y no se cambia de un momento a otro. Por ello, debes trabajar de la mano con el personal que tendrá acceso al software contable para que entiendan los beneficios que tiene gestionar los procesos desde allí.
4. Tienes que hacer las pruebas cuantas veces sea necesario
Aunque un software contable está diseñado para funcionar correctamente desde el primer día de su implementación, es necesario someterlo a una fase de pruebas para que tu personal se adapte completamente a su uso cotidiano. No obstante, este período debe ser corto y el personal destinado a manejar el sistema debe estar atento a encontrar errores y corregirlos lo más pronto posible.
