La contabilidad electrónica es un hecho y si quieres que tu empresa sea competitiva y que su rentabilidad aumente, es necesario que implementes un software contable. Olvídate de pasar horas extra cotejando información, la mayoría de las veces duplicada, manualmente. Con un programa de este tipo, hará el trabajo por ti y estarás enfocado en otros procesos estratégicos de tu organización.
De entrada, toda la digitalización empresarial supone una facilidad: la automatización de procesos. Esto significa que tendrás todos los procesos de tu compañía funcionando correctamente y en poco tiempo, lo que se traduce en el aumento de la rentabilidad y de la competitividad de la misma.
El software contable da paso a una mejor contabilidad electrónica
Un software contable está enfocado en sistematizar, organizar y automatizar los procesos contables de tu empresa. Por ello, la contabilidad pasa de ser manual y lenta, a una contabilidad electrónica eficiente y segura. De esta manera, una de las facilidades que presta un software de este tipo es el ahorro de tiempo y minimizar los errores humanos en cuanto al pago de impuestos, ingresos y egresos que tenga tu empresa.
El software contable no está enfocado exclusivamente a la contabilidad o facturación electrónica, también se integran con características tales como: conciliación de cuentas de bancos, control y gestión de inventario, creación de reportes detallados, entre otros procesos destinados a la correcta administración de recursos.
De igual manera, existen diversos programas que no necesitan de instalación o de puesta en marcha de servidores y bases de datos locales, ya que todos sus servicios están basados en la nube. Además, un software contable que tenga todas estas herramientas, debe emitir facturas totalmente certificadas y que sean cónsonas con las leyes fiscales del país en el que te encuentres.
Obtener información precisa es una de las facilidades que te otorga un software contable
Además de algunas facilidades antes mencionadas, un software contable que se precie de ser el mejor debe contar con algunas funciones que se denominan básicas. Funciones como el procesamiento y registro de las transacciones de tu compañía dentro de las que se encuentran las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, balances y operaciones de compra y venta.
Un software contable debe permitirte establecer indicadores específicos para que puedas hacerle seguimiento fácilmente a estas funciones. Hacer esto te va a ahorrar mucho tiempo en tener que buscar datos e información en momentos cruciales para la toma de decisiones estratégicas en tu organización.
Por esta razón, es esencial que cuando selecciones un programa de este tipo, permita que gestione todas y cada una de las funciones eficientemente y a través de una interfaz sencilla e intuitiva. Recuerda que no solamente usarás este programa, sino que todo tu personal administrativo también lo hará.
Debes recordar que la facilidad de obtener una contabilidad electrónica correcta, radica en la rapidez y la facilidad con la que se obtienen los datos. Los balances son importantes, ya que te dirán cómo va tu negocio. Tenerlos a la mano en el menor tiempo posible te ayudará a tomar una decisión como por ejemplo; el momento para invertir más en tu negocio o por el contrario, te dirá si es momento de requerí financiamiento externo o un préstamo.
Una de las facilidades es la gestión integral de la facturación electrónica
Muchos programas de contabilidad y de facturación en línea limitan la emisión de las facturas, todo en pro de obtener más dinero por licencias. De igual manera, muchos otros sistemas vienen con funciones de facturación en línea ilimitada. De igual manera, puedes hacer un seguimiento detallado de las facturas pendientes, ya sean de cobro o de pago, te permite programar recordatorios y ver notificaciones cuando recibes algún pago.
Una de las facilidades de la contabilidad electrónica radica en la emisión de facturas para los clientes frecuentes de forma automática. Así pues, evitas errores de facturación que pueden costarte caro cuando tengas a mano un balance que no concuerda con las ventas, ingresos y egresos.
La portabilidad móvil es importante
Muchos sistemas de contabilidad electrónica limitan su uso a las computadoras que tienen instalado dicho programa previamente. Esto supone complicaciones debido a que no pasas todo el día en tu empresa y, por ejemplo, si quieres consultar alguna información fuera de las horas de trabajo, tendrías que ir a tu oficina sí o sí.
En los últimos años, se han desarrollado software contables que tienen servicios basados en la nube, siendo el acceso a la misma una de las facilidades más utilizadas y demandadas. Esto se debe a que puedes obtener acceso a la información de tu empresa desde cualquier dispositivo, desde una computadora de escritorio hasta un dispositivo móvil.
Otra de las facilidades que presta un software contable es la posibilidad de abrir varias cuentas de usuario. De tal modo que el personal que trabaja directamente con la contabilidad de tu negocio puede tener el acceso que tú delegues sin problema alguno. Así, todos los usuarios a los que les das acceso tendrán en sus manos información totalmente actualizada.
La seguridad de la información que te ofrece un software contable es alta
La privacidad y la integridad de la información son 2 factores que deben interesarte, tanto como persona y a su vez como cabeza de una empresa. Esto se debe a que una de las principales preocupaciones de las empresas es que su información importante y confidencial sea vulnerada.
Por suerte, muchos programas contables disponen de la última tecnología en ciberseguridad, resguardando la información y garantizando su total integridad. Además, la información de tu compañía estará alojada en la nube con algoritmos de cifrado a la que solo puedes acceder con un nombre de usuario y una contraseña.
