El software contable es una realidad y tiene múltiples beneficios para tu empresa. Uno de ellos es la firma de documentos laborales, en donde se sustituye la rúbrica física por una digital manteniendo las mismas condiciones y con una seguridad más robusta. Una firma digital se constituye por un conjunto de datos que identifican a las personas que firman un documento laboral, vinculando su identidad con dicho documento de forma validable.
Así, accedes a firmar documentos laborales de manera no presencial y tienen la misma validez que con una firma física. Esto ahorrará tiempo, costes y ayudará a agilizar los procesos administrativos y de recursos humanos que esto conlleva. Tan solo al enviar un documento por correo electrónico y que lo firmen tantas personas lo requieran, en vez de imprimir copias y llevarlos a los distintos lugares para que procedan a rubricarlo.
Cómo funciona la firma de documentos laborales a través de un software contable
Un software contable te ofrece diversas formas para firmar documentos laborales. Puedes hacerlo desde tu dispositivo móvil, utilizando un lector de huellas digital o a través de claves públicas y privadas. Muchos programas utilizan infraestructuras PKI propias, eliminando la necesidad de comprar certificados de seguridad.
De esta manera, la verificación de la firma digital se hace a través de un código QR desde tu smartphone. Este código es único y está enlazado directamente al documento original, de tal forma que no puede ser falsificado bajo ningún concepto.
Si en tu empresa se tienen que firmar grandes volúmenes de documentos por varias personas, pasará de ser una tarea tediosa a una actividad sencilla de realizar. Sobre todo, aliviará la carga de trabajo de tu departamento de recursos humanos al tener un software contable que gestione firmas de documentos laborales rápidamente.
Ventajas de un software contable y de remuneraciones ERP
Implementar un software de remuneraciones en tu empresa te concederá diversas ventajas, en donde el tiempo y la eficiencia son de las más destacadas, al reducir los tiempos de respuesta para la firma de documentos laborales.
Tendrás información disponible cuando la necesites
Una de las ventajas de tener un software contable de este tipo es que puedes acceder al respaldo de la documentación que se ha firmado de forma digital, ya sea que estén almacenados en la nube o en servidores. Así, ya no necesitarás de respaldos físicos ni de papeles extras en los espacios de tu compañía.
El software contable te brindará un espacio para que visualices todos los documentos laborales de todos y cada uno de tus trabajadores. Así pues, tener una solución de este tipo permitirá reducir costes en cuanto a la compra de papeles, ya que los tendrás en una plataforma segura para cuando los necesites.
El ahorro de tiempo y de costes es considerable
Una vez que tengas un software de remuneraciones, ahorrarás tiempo cada vez que se necesite firmar un documento y también reduces costes de manera significativa. Los costes de papel, impresión y de transporte se ven minimizados a tal punto que no representarán pérdidas.
Al mismo tiempo, al reducir el tiempo de respuesta para firmar todo el papeleo y documentación que maneja la compañía, el personal de recursos humanos dispondrá de tiempo suficiente para enfocarse en otros procesos estratégicos, elevando la productividad y la competitividad.
El respaldo legal es importante
El almacenamiento de tus documentos laborales es un proceso igual de importante que firmarlos de manera correcta. La integridad de datos que te ofrece un software contable y de recursos humanos es fundamental para que puedas guardarlos de forma segura. Esto es importante, ya que podrías necesitar los documentos más adelante.
De esta manera, al tener un programa que firme los documentos con toda la validación disponible, obtendrás un soporte legal a la hora de gestionar toda la documentación de la empresa. Todo ello sin necesidad de gastar en papeleo y transporte, entre otros casos. Incluso, podrás controlar los documentos de forma remota, ya que hay soluciones que puedes instalar directamente en tu smartphone.
Importancia de un software de remuneraciones ERP para tu empresa
Como es parte del área contable de las empresas, un software de remuneraciones está enfocado más que todo en la administración de los pagos a los trabajadores. Por esta razón, al emitir documentos firmados digitalmente, tienen que cumplir con las regulaciones de cada país en este aspecto.
Si tienes una Pyme o una gran empresa, debes tener en cuenta que los salarios a tus trabajadores deben cancelarse en el tiempo correcto y si manejas muchos trabajadores, este proceso se vuelve engorroso, implicando más trabajo del debido.
Por ello, un software contable de remuneraciones se encarga de procesar automáticamente todos esos procesos, eliminando el trabajo extra y garantizando documentos confiables en cuanto a los pagos respectivos a todo el personal de tu compañía.
Este software gestiona las nóminas eficientemente
Este software contable se integra con los demás sistemas administrativos y de gestión empresarial. Por ello, obtendrá la información actualizada acerca de los trabajadores de tu compañía, tales como horarios, impuestos, deducciones, entre otros. Todo ello para calcular de forma automática el salario de tus equipos de trabajo y que lo reciban en los tiempos adecuados.
Además, está integrado para gestionar todo lo relacionado a las solicitudes de tus trabajadores, tales como: vacaciones, permisos, etc. Estas gestiones pueden ser realizadas por los mismos empelados, de tal forma que el ahorro de tiempo y la atención a dichas solicitudes se hará de forma rápida.
