¿Quiere evitar los riesgos de firmar y recibir correo físico, o necesita estar al día con la tecnología moderna? Si trabaja en una empresa que presta servicios a otras empresas, es posible que se haya preguntado cómo es la firma digital.
Si es así, ¡bienvenido al futuro! Las empresas llevan un tiempo avanzando hacia la firma electrónica (véase nuestro anterior artículo sobre el porqué y el cómo). Este alejamiento del correo físico no es simplemente cosmético o histórico. Tiene su origen en los cambios cognitivos de comportamiento que acompañan a las nuevas tecnologías, como los software contable.
Aunque el correo electrónico y otros «emails» han existido durante décadas, sólo recientemente hemos empezado a aceptarlos como comunicación oficial de negocios. Lo mismo ocurre con las firmas digitales y otras comunicaciones empresariales que ya no se basan en el papel, sino que incluyen firmas digitales.
A medida que más empresas adoptan esta práctica, necesitan sentirse cómodas con las implicaciones de seguridad y entender cómo encaja en su presencia digital general.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es un signo que puede ser verificado digitalmente y almacenado de forma fidedigna. Como sugiere la palabra «electrónica», este tipo de firma utiliza el poder de los ordenadores para imponer un cumplimiento legal.
Desde el punto de vista legal, una firma electrónica es simplemente una representación digital de la identidad del firmante. Cuando una empresa presenta una firma electrónica a un tercero, como un bufete de abogados, el representante está legalmente vinculado al contenido de esa firma.
El firmante puede optar por falsificar otras firmas a su antojo, pero al hacerlo viola el acuerdo legal. Una firma digital puede utilizarse para verificar digitalmente la identidad de cualquier persona que firme un documento con la correspondiente firma electrónica.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica es que es una forma digital de indicar que alguien (es decir, usted) ha firmado un determinado documento con la correspondiente firma electrónica.
La diferencia clave entre una firma electrónica y una firma en papel es que la primera se almacena electrónicamente, mientras que la segunda se firma con tinta. Las firmas electrónicas pueden crearse utilizando una herramienta de software en línea.
Para firmar un documento con ese software, hay que introducir el contenido del documento, la persona que debe quedar vinculada por la firma y la fecha en la que la firma debe ser aceptada como válida. A continuación, la firma se almacena de forma encriptada y firmada digitalmente.
Se puede acceder directamente a la firma para verificar su validez y exigir el cumplimiento del contrato en cualquier momento. Una firma puede ser eliminada del papel y almacenada en un formato electrónico sin que se acompañe del rastro de papel.
Esta eliminación de la firma física del papel y su sustitución por una firma electrónica puede producirse automáticamente cuando se firma electrónicamente un documento.
Además, las firmas electrónicas también pueden ser validadas por un tercero. Si la firma es válida, el tercero permitirá al firmante acceder a su firma en cualquier momento para verificar su autenticidad.
¿Por qué es importante la firma electrónica?
Aunque no es nueva ni mucho menos, el auge de Internet y la adopción generalizada de la tecnología digital ha impulsado a las empresas a adoptar la firma electrónica. Como ya se ha dicho, una firma electrónica permite a un tercero verificar que una persona concreta ha creado un determinado documento.
Además, una firma electrónica también puede utilizarse como defensa legal. Si usted crea una firma electrónica que más tarde descubre que es falsa, puede utilizarla como defensa para demostrar que usted era el único responsable de la firma y que la persona que firmó el documento con la firma era la misma que la firmó.
Más allá de eso, una firma electrónica también puede utilizarse para establecer la confianza con clientes, socios y otros contactos comerciales. Cuando se realizan transacciones legales a través de Internet, no hay pruebas físicas que demuestren que algo ha sucedido. Eso es, en esencia, lo que hace una firma electrónica.
Cómo crear y utilizar una firma electrónica
Para crear una firma electrónica, empiece por ir al sitio web del firmante. Allí encontrará un conjunto de herramientas que le permitirán crear y gestionar una presencia en línea. Una vez allí, encontrará una página de administración que enumera todas las herramientas que necesita para crear una presencia en línea.
Cree un perfil y establezca un proceso de inicio de sesión/contraseña para acceder a los datos sensibles. En la página de inicio de sesión, introduzca su nombre de usuario y contraseña para acceder a su perfil y otros datos. Una vez que su cuenta esté en funcionamiento, seleccione la opción «firmar» en el menú de la izquierda.
En la sección «requisitos de firma», elige si quieres una firma digital o física. Si seleccionas la primera, se te presentarán varias opciones, como una foto, una firma y una imagen que represente tu rostro. Incluso puedes subir una foto tuya. A continuación, decida el tipo de contenido.
La mayoría de los sitios web le permitirán seleccionar entre un menú de temas como transacciones comerciales, contratos o asuntos legales. Una vez elegido el tipo de contenido, el software generará la información necesaria.
Asegúrese de incluir la fecha, el nombre de la persona y el título del documento a firmar. Una vez que tenga la información que necesita, haga clic en el botón «firmar» para completar el proceso.
Es importante recordar que el paso a la firma electrónica no es simplemente cosmético o histórico. Tiene su origen en los cambios cognitivos de comportamiento que acompañan a las nuevas tecnologías.
Aunque el correo electrónico y otros «e-mails» existen desde hace décadas, sólo recientemente hemos empezado a aceptarlos como comunicación comercial oficial. Lo mismo ocurre con las firmas digitales y otras comunicaciones empresariales que ya no se realizan en papel, sino que incluyen firmas digitales.
A medida que más empresas adoptan esta práctica, necesitan sentirse cómodas con las implicaciones de seguridad y entender cómo encaja en su presencia digital general.
