A menudo se piensa en los contables como aburridos contadores de frijoles cuyo trabajo es asegurarse de que las cuentas de sus clientes estén en orden. Pero también son actores fundamentales en el éxito de cualquier empresa, especialmente de las pequeñas empresas que no cuentan con una gran plantilla financiera. Su experiencia puede ayudarle a controlar su flujo de caja y a garantizar que todos sus registros se mantengan actualizados y sean de fácil acceso cuando más los necesite y ademas contar con un software contable que le facilite dichos procesos. He aquí cómo:
Llevar la contabilidad correctamente utilizando un sistema de facturación electrónica
En este post, vamos a descubrir cómo puedes hacer tu contabilidad electrónica de forma correcta o precisa. Aprenderás lo siguiente:
- Cómo controlar su flujo de caja con un sistema de facturación electrónica.
- Cómo llevar el control de su hoja de cálculo del planificador financiero mediante un sistema de facturación electrónica.
Cómo utilizar un sistema de contabilidad electrónica para mejorar su negocio. Cómo obtener todos los beneficios de un sistema de facturación electrónica en su empresa. Cómo enviar una factura con un clic utilizando un sistema de facturación electrónica.
También aprenderá a utilizar un sistema de contabilidad electrónica para su empresa. Un sistema de contabilidad electrónica es una gran herramienta para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, y puede ayudarle a gestionar sus finanzas mucho mejor que antes.
Controla tu tesorería
La gestión del efectivo es un tema que puede resultar bastante complejo y desalentador para muchos. Pero no tiene por qué serlo. Hay formas de controlar la tesorería y asegurarse de que su empresa tenga el mejor flujo de caja posible.
He aquí algunas cosas que debe saber:
- ¿Qué es la gestión de tesorería? La gestión de la tesorería se refiere a los procesos implicados en la gestión del dinero dentro de una empresa u organización, con la vista puesta en optimizar la eficiencia y los márgenes de beneficio al tiempo que se minimiza el riesgo. El objetivo de una buena gestión de la tesorería es garantizar que haya suficiente dinero a mano en cualquier momento para las operaciones cotidianas, al tiempo que permite las oportunidades de inversión a largo plazo (como la compra de nuevos equipos).
La gestión de la tesorería es un aspecto clave de la gestión de la misma. Se refiere específicamente a las estrategias utilizadas en la gestión del flujo de caja de forma continua, incluyendo: -Cuándo y dónde invertir el dinero para maximizar el rendimiento; -Cuánto dinero debe reservarse para las operaciones diarias frente a las inversiones a largo plazo; y -La forma más eficiente de distribuir los fondos entre las diferentes cuentas (por ejemplo, la de cheques frente a la de ahorros).
Haz un seguimiento puntual de las entradas y salidas de dinero en las cuentas
Para hacer un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo, es necesario registrar cada transacción en una hoja de cálculo. Para ello, deberá:
- Registrar la fecha y el importe de cada partida.
- Registrar la transacción en notas.
- Registrar cada transacción en notas para actualizar la hoja de cálculo del planificador financiero.
Es una forma estupenda de hacer un seguimiento del flujo de caja, que le ayudará a determinar si tiene fondos suficientes para cubrir sus gastos. También puede utilizarse como libro de contabilidad general para su negocio.
Utiliza una hoja de cálculo para facilitar el seguimiento de la documentación de respaldo
Cuando empiece a hacer un seguimiento de sus transacciones, es importante que guarde también la documentación de apoyo. Para ello, puede utilizar una hoja de cálculo. Esto le ayudará a acceder rápidamente a la información y le proporcionará una referencia para futuras transacciones.
Si mantiene esa hoja de cálculo, asegúrese de que está actualizada revisando regularmente los detalles de cada transacción registrada en ella.
También puede utilizar un programa informático para llevar el control de sus transacciones. Estos programas están disponibles en diferentes niveles de sofisticación, desde los básicos que se pueden descargar gratuitamente hasta versiones más sofisticadas que cuestan dinero.
Anota tus recibos y pagos, la fecha y el importe pagado por cada cosa
Puedes utilizar un simple cuaderno o una aplicación específica como Quicken. Sea cual sea el método que elijas, es fundamental que anotes tus recibos y pagos, la fecha y el importe pagado por cada artículo. También es importante mantener todo en un solo lugar: si tienes varios lugares diferentes donde guardas los recibos, será difícil localizarlos todos si hay un problema más adelante.
Si es posible, incluye una descripción del artículo comprado con cada recibo; esto facilitará la declaración de impuestos cuando llegue el momento.
Si tiene los recibos, pero no el artículo en sí, esa cantidad puede deducirse como pérdida. Por ejemplo, si tira accidentalmente un par de vaqueros de 100 dólares, puede deducir 100 dólares en sus impuestos. Sin embargo, si se trata de más de un artículo, entonces se considera una deducción «detallada» y debe cumplir ciertos requisitos para ser aceptada por el IRS.
Registra cada transacción en notas para actualizar la hoja de cálculo del planificador financiero
Una hoja de cálculo es una forma electrónica de un libro de contabilidad en papel. Se utiliza para hacer un seguimiento de la actividad financiera de una empresa o un particular, registrando las entradas, organizando los datos en tablas y realizando cálculos con ellos. Todas las transacciones deben registrarse en una hoja de cálculo. Es una forma eficaz de registrar todas las transacciones, ya sean cobros o pagos.
La hoja de cálculo de planificación financiera puede ayudarte a organizar tus finanzas personales para que siempre sepas de dónde viene el dinero y a dónde va. Esto te permitirá mantener el control sobre tus hábitos de gasto y asegurarte de que las facturas se pagan a tiempo, además de proporcionarte tranquilidad sobre posibles problemas en el futuro
Por ejemplo, si utiliza una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de sus hábitos de gasto, podrá ver cuándo gasta demasiado dinero en la compra o en la comida para llevar. Esto te permitirá hacer ajustes en tu presupuesto para que sea más realista y te ayude a planificar el futuro.
Sea coherente con la forma de registrar las transacciones por mes
Lo más importante que hay que recordar al registrar las transacciones electrónicas es ser coherente con la forma de registrarlas por mes.
- No utilice el mismo mes para diferentes transacciones. Si una transacción se produjo en enero, no intente introducirla de nuevo en febrero o marzo. Eso puede causar confusión y errores. En su lugar, vuelva atrás y cambie si necesita hacer una corrección o ajustar sus entradas.
- No utilice el mismo mes para varias transacciones. Si lo haces, no hay forma de saber qué transferencia se registró primero sin consultar algún tipo de material de origen, como extractos bancarios o facturas (y si eso es lo que haces, ¿no sería más fácil anotarlo todo?).
En conclusión, si quieres montar tu propio negocio y necesitas llevar la contabilidad electrónica correctamente, hay muchas cosas que puedes hacer. Puede contratar a alguien o incluso utilizar un software siempre que tenga la experiencia adecuada. Recuerde que un buen servicio al cliente es clave cuando se trata de personas que manejan dinero para su empresa o clientes
