La contabilidad y la facturación aportan muchos beneficios para las Pymes porque de esta manera, se conoce todo el estado financiero de una empresa, compañía u organización. Muchos ven la contabilidad y la facturación como un medio para cumplir con obligaciones tributarias y evitar multas, pero va mucho más allá de eso.
Durante muchos años, los procesos contables se realizaban de forma manual, tanto así que se debía contratar a una persona encargada para ello. Sobre todo, en las grandes empresas en donde la actividad financiera es mayor. Gracias al auge de la tecnología, se puede disponer de un software contable que facilita la mayoría del trabajo.
Estos programas facilitan la gestión contable y financiara, además, integran la facturación electrónica correctamente. Del mismo modo, ayudará con una gestión eficiente de la contabilidad y también permite que se lleve un registro minucioso de los ingresos y egresos para poder calcular mejor las ganancias.
Un programa de procesos contables evita la descarga de planillas
Cuando se integra el proceso de facturación electrónica a los procesos contables de las Pymes, se puede utilizar información de los clientes, tales como: datos de compra, ventas, pagos, recaudaciones entre otros, para que se automaticen y así no tener que descargar planillas de datos y llenar facturas a mano.
De esta manera, para cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias de cada país en particular, la facturación electrónica integrada a un sistema o software contable minimizará las horas de trabajo dedicadas a esta actividad y además, estará al día con todas las obligaciones fiscales e informará sobre el estado de las deudas, pagos y cobros por igual.
Se puede llevar un mejor control de las cuentas contables
Al momento de que los clientes y proveedores hagan una transacción, con la facturación electrónica y un software contable integrado es posible asignar una cuenta exclusiva para cada uno de ellos. Esto con la finalidad de llevar un mejor control sobre todas las transacciones de ventas y pagos que la empresa realice tanto con los clientes como los proveedores.
Dependiendo de la actividad económica, ya sea de ventas de bienes o servicios, uno de los recursos más utilizados en la contabilidad son las cuentas por cobrar y es allí en donde entra la facturación electrónica para automatizar estos tipos de procesos contables. Un sistema de facturación integrado detalla al máximo las cuentas contables por cobrar, las cuentas por pagar y todos los procesos que ello conlleva.
Así pues, la facturación electrónica facilita el proceso de pagar y cobrar a través de las cuentas contables, de tal modo que las empresas tendrán siempre sus estados financieros al día y al momento de procesar un pago o un cobro, este se hará de forma automatizada y quedará guardado automáticamente en los registros contables.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
Las operaciones de facturación convencionales son procesos rutinarios y manuales, en los que el cálculo y el registro tienen que hacerlo un personal altamente calificado. Esto se debe a que son operaciones netamente administrativas en este caso. Este viejo enfoque de manejar los procesos contables se torna un tanto costoso para las compañías y en más horas de trabajo para los profesionales que se dedican a esto.
Las empresas comenzaron a detectar que los datos e información emitida por el personal de contabilidad, estaba repetida en muchos casos. Sobre todo, cuando la facturación se hacía recurrente, es decir, semanalmente, mensualmente o trimestralmente. Estos datos duplicados se traducían en pérdida de tiempo y de dinero, sobre todo cuando las ventas eran elevadas y constantes.
Los errores humanos caen al mínimo
La facturación electrónica mejora los procesos contables al emitir comprobantes virtuales, así que las posibilidades de que las personas encargadas del área administrativa generen facturas duplicadas, con errores o que carguen datos que no son correctos en este procedimiento, es cercana al 0%.
Por esta razón, se hace importante contar con un sistema contable para la automatización y programación de cálculos con 100% de precisión, ya que se pueden ingresar múltiples datos al mismo tiempo y se procesan rápidamente. Si esta operación se hace manual, el personal tardará mucho más tiempo y podría agotarse.
El aumento de la productividad es significativo
Los procesos contables automatizados con software contable y con facturación electrónica integrada permite la carga de información de clientes una sola vez, evitando tener que registrarlos cada vez que se hace cualquier procedimiento con ellos. De igual manera sucede con otras operaciones, tales como el registro de productos, servicios, compras, pagos, entre otros.
Si bien una plantilla de Excel es suficiente para un emprendimiento pequeño, a medida que esta organización crezca y sus procesos contables empiecen a complejizarse, requerirán de un software contable que pueda automatizar grandes volúmenes de información. Además, este software se debe encargar del cálculo automático de impuestos, rentabilidad y diversos reportes de la compañía o Pyme.
Los procesos contables automatizados reducen costes
El aumento de la productividad tiene por efecto positivo el aumento de ganancias y el ahorro de dinero por la reducción de costes. De esta forma, el presupuesto que no se ha gastado en los procesos contables manuales, puede asignarse con comodidad hacia otras áreas de la compañía.
Cuando se reducen los costes, la competitividad de las compañías aumenta considerablemente. Esto debido a que el personal de administración puede enfocarse en aspectos como la rentabilidad de la empresa y en otras áreas de mercadeo. Todo ello en vez de gastar horas y horas calculando manualmente los procesos contables. Por ello, la importancia de la facturación electrónica en los procesos contables es vital.
