La facturación electrónica ahora es mucho más sencilla gracias a la implementación de un software contable. Aunque la puedas ver algo compleja, lo cierto es que los procesos contables y los procesos de facturación y de firmas electrónicas son más sencillos con programas informáticos, ya que se puede agilizar todo tipo de procedimientos contables y administrativos.
Esta automatización de procesos conlleva al ahorro de tiempo, reducción de costes y aumento de la rentabilidad de tu empresa. Sin embargo, las dudas surgen debido a algunos requisitos que las empresas deben cumplir a la hora de facturar, ya que el funcionamiento de la firma electrónica es vital para el proceso de pago y de cobros.
¿Qué es la firma electrónica dentro de un sistema contable?
Un sistema contable viene con la herramienta de firma electrónica o bien, es compatible con el software especializado que estás utilizando. De tal manera que es un instrumento que se utiliza para firmar documentos electrónicos, uno de los cuales son las declaraciones tributarias, según el país en donde estés desarrollando tus actividades económicas.
La firma electrónica garantiza la seguridad de la información debido a que tiene su propio sistema de seguridad, como la encriptación. Este sistema de seguridad permite que los datos se puedan interpretar con una contraseña, de lo contrario, nadie sabrá el contenido de tu forma electrónica si no tienen tu clave. La firma electrónica también asegura algunos aspectos que tienen que ver con la seguridad de los datos, tales como:
- Permite verificar los datos de identidad del firmante o poseedor de la firma electrónica, garantizando la autenticidad de la misma.
- Los datos no pueden ser alterados, ya que están encriptados para mayor seguridad y así se garantiza la integridad de los mismos.
- La información es privada y nadie la sabrá, así que las firmas electrónicas dentro de un software contable son confidenciales.
Algunas características de la firma electrónica
Si tienes una compañía y quieres implementar la facturación electrónica mediante un software contable. Debes saber que la información dada para la gestión de dicha firma es verídica y, por supuesto, legal y comprobable.
- La firma electrónica contiene los datos de identidad de la persona que firma a nombre de la empresa.
- Consta de una clave privada y una clave pública; la cual está encriptada con algoritmos avanzados para garantizar la seguridad de la misma.
- Las firmas digitales tienen un período de vigencia, así que debe validarse dicha firma constantemente.
¿Qué ventajas tiene un software contable para las firmas digitales?
Los software contables más potentes y avanzados tienen su propia plataforma de firmas electrónicas o bien, disponen de herramientas que soportan esta opción si se utilizan programas aparte para gestionarlas, entre otros beneficios.
Dispone de un flujo de trabajo eficiente con las firmas electrónicas
La gestión manual de las firmas crea flujos de trabajo más pesados y que demandan dedicación y tiempo, entre otros recursos. Si haces este procedimiento manual, tienes que supervisar a todos los firmantes de documentos importantes, lo que implica enviar dichos documentos a tantas personas tengan que firmarlo.
Por esta razón, un software contable que gestione las firmas digitales te permite diseñar flujos de trabajo en donde puedes aplicar distintas lógicas para la gestión del mismo. Una de ellas es el direccionamiento paralelo, la cual permite que un mismo documento lo firmen varias personas sin importar el orden.
Del mismo modo, puedes configurar esta herramienta para que las personas firmen los documentos en un orden específico o en una combinación de métodos paralelos y en serie. De igual manera, un software contable te permite ver en tiempo real el estado de las firmas en los documentos desde un panel de control.
Facilita el cumplimiento de estandarización de documentos digitales
Dependiendo del tipo de empresa que tengas, es necesario cumplir con una serie de requisitos para asegurar su autenticidad. Marcas de agua, divulgación de firmas y certificados de conclusión son algunos de ellos. Recuerda que si se incumplen uno o varios requisitos a la hora de facturar electrónicamente, los contratos podrían invalidarse.
Por esta razón, un software contable facilita el cumplimiento de dichos requisitos, garantizando que se cumplen todos los métodos de estandarización de documentos ligados a firmas electrónicas. Estas herramientas generan certificados de conclusión cuando completas transacciones con clientes o proveedores, por ejemplo.
Del mismo modo, muchas plataformas de software contable que tienen a su vez la herramienta de firma electrónica hacen auditorías automáticas de sus documentos. Registran las actividades que han hecho sobre los mismos durante todo el proceso, tales como: impresiones, reenvíos, quienes los han firmado y quiénes han rechazado el documento.
Los tiempos de cerrar contratos y acuerdos se minimizan
Uno de los aspectos más resaltantes a la hora de implementar un software contable con firmas electrónicas, es el increíble ahorro de tiempo. Esto debido a que puedes firmar tus documentos a través de distintos métodos de verificación y solo tienes que enviarlos a través de correo electrónico a las demás personas que necesitan firmarlo.
Esto supone un ahorro no solo de tiempo, sino de costes, ya que no se tienen que imprimir contratos, órdenes de compra u órdenes de pago y llevarlas hasta donde sus firmantes. Solamente firmando los documentos de forma electrónica y permitiendo que clientes y proveedores hagan lo mismo, agilizarás este tipo de transacciones y cerrarás contratos, acuerdos, pagos y demás transacciones mucho más rápido.
Si tienes que enviar documentos a personas que están en distintas partes del país e incluso en otros países, las firmas electrónicas están ahí para minimizar el tiempo de respuesta para estos documentos, asegurando que los tendrás en un plazo mucho menor que enviándolos en físico.
